Organisatie verandering

De aandacht voor het menselijke potentieel in een organisatie, het gerichte beheer en de ontwikkeling daarvan wordt steeds intensiever. Oorzaken van deze vergrote aandacht zijn onder andere de schaarste aan gekwalificeerd personeel en het onderkennen van het belang van op de eigen organisatie gerichte opgeleide en getrainde medewerkers.

Daarnaast blijkt voor steeds meer organisaties dat “zoals ze het gisteren deden” vandaag niet meer werkt en morgen zelfs tot verlies kan leiden. Willen organisaties succesvol blijven dan moeten ze tijdig veranderingen doorvoeren in de organisatiestructuur en -cultuur, in de manier van werken of in de te leveren producten of diensten.

Belangrijke oorzaken die gedurende de afgelopen vijf jaar tot veranderingen hebben geleid zijn de grotere aandacht voor kwaliteit, de verandering van product gerichtheid naar marktgerichtheid alsmede het doorvoeren van delegatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie. Al deze invloeden hebben tot gevolg dat medewerkers zich steeds vaker bij de veranderingen moeten aanpassen. het tijdig en op de juiste wijze tot stand komen van deze veranderingen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de manier van leidinggeven.

Managers als veranderaars

Voor het doorvoeren van veranderingen in een organisatie vervullen de managers een centrale functie. Hun vaardigheden en de mate waarin ze flexibel kunnen omgaan met nieuwe situaties zijn daarbij van groot belang.
Wil een manager in dit veranderingsproces effectief te werk gaan, dan moet hij inzicht hebben in zijn eigen functioneren. De mate waarin dit functioneren in de specifieke situatie succesvol is, bepaalt of deze manager effectief werkt.

Door hun manier van leidinggeven hebben managers grote invloed op de kwaliteit van het functioneren van hun medewerkers. De managers moeten hun medewerkers op de juiste manier beïnvloeden. Immers om veranderingen te kunnen realiseren moeten de omgeving en de randvoorwaarden worden gewijzigd om medewerkers open te laten staan voor het nieuwe. De wijze van leidinggeven vormt daarbij een van de belangrijkste veranderingsinstrumenten.

Effectiviteit van Managers

De effectiviteit van managers komt tot stand in de combinatie van hun gedrag met de situatie waarin ze werken. In deze situatie zijn vijf factoren van belang: de aard van de management cultuur, collegas, de superieur, de aard van de functie en de kenmerken van de medewerkers.
Ieder van deze factoren heeft invloed op de eisen die aan het gedrag van een manager worden gesteld om effectief te kunnen zijn. Dit gedrag kan worden beschouwd als de kern van effectief management.

Er is onderzocht welke gedragskenmerken effectieve managers onderscheiden van hun minder effectieve collega’s. De resultaten van dit onderzoek (Lees meer over dit onderzoek)  maken duidelijk dat meer effectieve managers op zes componenten verschillen van minder effectieve managers. Zeer effectieve managers maken aan hun medewerkers duidelijk kenbaar welke prestaties zij van hun verwachten. Zij laten weten welke doelen moeten worden bereikt (Communicerend). Zij zijn bereid om verantwoordelijkheid te nemen en willen de gestelde resultaten bereiken via de inspanningen van hun medewerkers. Zij begrijpen dat het daarvoor nodig is om besluitvaardig te zijn. Deze managers stellen de doelen op een hoog niveau en zorgen ervoor dat ze daadwerkelijk worden gerealiseerd (Resultaat Gericht).

Als tegenwicht voor deze resultaat gerichtheid zijn meer effectieve managers invoelend en hebben ze aandacht voor de behoeften van hun medewerkers. Zij kunnen hun medewerkers stimuleren hun capaciteiten in dienst te stellen van de organisatie. Ze tonen waardering voor de prestaties van hun medewerkers (mens gericht). Zeer effectieve managers weten wat zich op hun afdeling afspeelt en weten hoe hun medewerkers functioneren. Door controle hebben ze inzicht in de voortgang van de werkzaamheden (Proces Bewakend).

Effectief management kan worden weergegeven in de ‘piramide’ van effectief management,
 

Core Components (Kern componenten)

Effectief management vindt zijn basis in de zes componenten van management gedrag. Vier van deze zes componenten worden kerncomponenten genoemd. Dit zijn: Communicerend, Resultaat gericht, Proces Bewakend en Feedback Gericht. Zij vormen de basis voor het goed vervullen van de management taak. De mate waarin een manager in staat is om op deze componenten het noodzakelijke gedrag te vertonen bepaalt in eerste instantie de effectiviteit van zijn management gedrag.
 

Task and Relationship-specific components (Taak- en Relatiegerichte componenten)

Ook de taak die de manager moet vervullen in een bepaalde functie stelt speciale eisen aan zijn gedrag. Leiding geven aan een productieafdeling moet anders dan leiding geven aan een verkoopafdeling. Bovendien is de manier waarop leiding gegeven moet worden afhankelijk van de aard van de medewerkers. Zo kan aan ervaren en hoog geschoolde medewerkers meer worden gedelegeerd dan aan nieuwe en onervaren medewerkers.

Culture specific components (Cultuur specifieke componenten)

Elke organisatie heeft unieke eigenschappen. Deze hangen samen met het product of de dienst, de leeftijd van de organisatie en de stijl van de leider. Zo gaan medewerkers in een reclamebureau op een andere manier met elkaar om dan medewerkers in een bank. Het klimaat in een organisatie is daarom mede van invloed op de mate van effectiviteit van bepaald management gedrag.

Verbetering Managers Effectiviteit

Bij het verbeteren van de effectiviteit van managers moet rekening worden gehouden met de geplande strategische ontwikkeling van de organisatie. Daarvan is af te leiden welk management gedrag in de toekomst succesvol zal zijn.
Het gaat erom dat de managers leren te functioneren, gericht op het verhogen van de effectiviteit van de organisatie. Zij vervullen een essentiële rol in dit proces. Zij hebben tot taak de gestelde doelen binnen de gestelde tijd en middelen te realiseren. Door aan managers te verduidelijken hoe ze kunnen veranderen kan de gewenste ontwikkeling worden gerealiseerd. Dit proces kan steeds opnieuw worden gemeten. De resultaten van die metingen leveren een manager elke keer weer nieuwe impulsen voor het verbeteren van zijn eigen effectiviteit.